Verhandlungen mit Geschäftspartnern und Kunden in einem Restaurant gehören zum Alltag vieler Unternehmen. Wenn also das Arbeitsessen und alles, was dazu gehört kein Privatvergnügen ist, müssen die Einladenden einige Rechtsvorschriften beachten und brauchen vom Gastwirt einen Beleg, der allen steuerlichen Vorschriften gerecht wird.
Zu den Bewirtungskosten können neben den Kosten für Speisen und Getränke auch Trinkgelder, Garderobengebühren, Tabakwaren und Unterhaltungskosten, die bei einer Bewirtung anfallen, gehören. Dabei ist es besonders wichtig, dass der Gastwirt alle rechtlich erforderlichen Angaben ausweist. Denn wenn auch nur eine erforderliche Angabe fehlt, läuft der Gast Gefahr, den Betriebsausgabenabzug zu verlieren.
Der Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben erfordert vom Steuerpflichtigen einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Die Angaben müssen zeitnah gemacht werden. Hierfür wird regelmäßig ein formloses Dokument (sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg) erstellt. Dieser Eigenbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben.
Bei Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb ist zum Nachweis die Rechnung über die Bewirtung beizufügen; dabei genügen auf dem Eigenbeleg Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung. Die Rechnung muss den Anforderungen des § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) genügen. Sie muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein.
Erforderliche Rechnungsangaben bis 250 EUR (Kleinbetragsrechnungen):
Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von mehr als 250 EUR:
Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von über 250 Euro müssen für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungsaufwendungen zusätzlich zu den oben aufgeführten Angaben die folgenden Angaben enthalten:
Was ist bei der Bewirtung im Ausland zu beachten?
Es wird nicht unterschieden, ob die Bewirtung im Inland oder im Ausland stattgefunden hat. Die oben genannten Anforderungen gelten daher auch bei Auslandsbewirtungen. Die Anforderungen der R 4.10 Absatz 5 bis 9 EStR sind grundsätzlich auch bei Bewirtungen im Ausland zu erfüllen. Wird jedoch glaubhaft gemacht, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht zu erhalten war, genügt in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung, auch wenn sie diesen Anforderungen nicht voll entspricht.
Liegt im Ausnahmefall nur eine handschriftlich erstellte ausländische Rechnung vor, hat der Steuerpflichtige glaubhaft zu machen, dass im jeweiligen ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht.
Auf die Finanzverwaltung ist Verlass! Auch wer seine Geschäfte sorgfältig und korrekt verbucht, wird irgendwann in einer Betriebsprüfung auf Herz und Nieren geprüft. Dabei genießt die Hotel- und Gaststättenbranche leider nicht den besten Ruf. Schwarze Schafe und die zahllosen Manipulationen bei Bargeschäften haben dazu beigetragen.
Um die Buchhaltung eines Unternehmens auf Stichhaltigkeit und Plausibilität zu prüfen, kommen die Prüfer mit spezieller Prüfsoftware zum Termin. Mit Hilfe von errechneten Normabweichungen und Methoden der Wahrscheinlichkeitsrechnung sollen Schwachstellen ermittelt werden. Gesucht und durchsucht werden in der Regel
Der früher bevorzugten aufwendigen Prüfung von Einzelbelegen steht jetzt die elektronische Prüfung des gesamten Verfahrens gegenüber.
Die Instrumente des Prüfers:
Elektronische Überprüfung der Buchhaltung auf Abweichung von der statistischen Norm vergleichbarer Betriebe nach den von der Finanzverwaltung aufgestellten Richtsätzen.
Der Zeitreihenvergleich: Mit diesem Verfahren werden Fälle aufgedeckt, bei denen die Erlöse und der Wareneinsatz nicht korrekt verbucht worden sind. Dabei stützen sich die Prüfer auf die Erfahrung, dass es dem Betriebsinhaber praktisch nicht möglich ist, genau den Wareneinkauf vollständig in der Buchführung zu verschweigen, mit dem nicht verbuchte Einnahmen erzielt werden. Auch wenn der Jahresrohgewinnaufschlag im üblichen Bereich liegt, können sich aber bei unterjähriger Betrachtungsweise Auffälligkeiten insgesamt oder bei einzelnen Warengruppen ergeben.
Im Zeitreihenvergleich wird für jede Kalenderwoche eines Jahres einzeln aus den verbuchten Einnahmen und Einkäufen der erzielte Rohgewinnaufschlag ermittelt. Dazu trennt der Prüfer mit seiner Software die gebuchten Wareneinkäufe nach Sorten, auf den Zeitraum zwischen jeweils zwei Einkaufsterminen verteilt und der entsprechende Anteil den einzelnen Kalenderwochen zugeordnet. Der so ermittelte Wareneinsatz der einzelnen Kalenderwoche wird dann den in dieser Woche in der Buchführung erfassten Erlösen gegenübergestellt. Ergeben sich Abweichungen oder Auffälligkeiten, besteht Anlass zu der Vermutung, dass die Buchführung sachlich nicht richtig ist.
Betriebsprüfungen gehören mit zum Risiko und höchsten Stress des Unternehmers. Das muss aber nicht sein. Wir bieten Ihnen deshalb unser langjähriges Fachwissen für die Vorbereitung und Begleitung von Betriebsprüfungen an.
